仕事関係の所属している団体のメンバーにハガキを出す仕事を言い渡されました。
会員名簿の中から出す条件に一致する人だけに発送すると言う仕事です。
で、会員名簿を管理する担当の人から名簿を送ってもらい、その中から出す人を選ぶのは手作業になります。
名簿はエクセルのファイル形式で、メールの添付ファイルで送ってもらいました。
そのデータの中から不必要な部分を削除して、名前郵便番号住所だけにします。
さて、ここからが問題です。
このデータをどのようにハガキの宛先印刷にするかです。
専用の宛名書きソフトを利用することにしました。
そのほうが簡単ですし、見栄えも綺麗になります。
私はこの手のソフトは数年来使っていないので、今のマシンにあったものは持っていません。
ソフトはお金を出して買えばいくらでもありますが、今回はフリーソフトで良いのが無いかなと探してみました。
検索して見つけたのが「Aprint」です。
作者は無限夢源さん。
ここ↓からダウンロードできます。
http://hp.vector.co.jp/authors/VA018451/freesoft.htm
早速インストールして、立ち上げてみました。
画面は右が宛先のデータ入力用で、左は実際の印刷イメージです。
印刷する対象の封筒(ハガキも含む)もリストから選べます。
また、敬称もリストから選べます。
要するに、郵便発送用の住所録になっているのです。
しかしながら、今回私がやりたいのは、エクセルに入っているデータで印刷したいのです。
残念ながら、このソフトにエクセルのデータを自動で取り入れる機能は付いていません。
と言うわけで、自分で工夫しなければなりません。
このソフトのデータの保存ファイル形式はCSVになっています。
と言うことは、他のソフトのデータでもCSV形式にしてやれば読み込めることになります。
作業開始です。
まず、エクセルファイルの方を加工します。
Aprintの項目に合わせて順番を変え、空欄の列を入れてやります。
敬称の欄は追加しました。
その後、ファイルをCSV形式にして保存。
そのファイルを、Aprintでエントリ編入(ファイルの読み込み)してやれば良いのです。
これで、後はハガキを買ってきて印刷するだけになりました。
今は、本当にフリーのソフトで相当なことが出来ます。
ちょっと工夫が必要な場合も多いですが、それもまた楽しです。
今回は、エクセルの名簿データをハガキ宛名印刷したわけですが、このようなケースは多いと思います。
もちろん他の表計算ソフトやデータベースソフトも基本的な操作は同じです。
何かの参考になれば幸いです。